Von Robert Drost, StarLeaf
Nun stehen sie wieder hoch im Kurs – Videokonferenzen. Der zweite Lockdown hat dazu geführt, dass zahlreiche Belegschaften wieder in den Modus „Remote Work“ zurückgekehrt sind. Damit ist vorprogrammiert, dass die Zahl der Videokonferenzen wieder zunehmen wird. Schließlich wollen und müssen die Mitarbeiter sowohl untereinander als auch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern in Kontakt bleiben.
Sofern die Unternehmen nicht schon während des ersten Lockdowns im Frühjahr aufgerüstet haben, ist es nun höchste Zeit, die IT-Infrastruktur auch in puncto „Video-Meetings“ auf Vordermann zu bringen. Das sollte tunlichst in Übereinstimmung mit der bestehenden Unternehmens-Compliance geschehen. Niemand hört gerne die gefürchteten Worte „Wir hatten eine Datenschutzverletzung“. Ursache für einen solchen Vorfall kann durchaus eine Videokonferenzlösung sein und das macht die Auswahl eines geeigneten Systems gar nicht so einfach. Nicht bei jedem Anbieter stand in der Vergangenheit bei der Entwicklung das Thema Sicherheit weit oben auf der Feature-Liste.
Auch Videokonferenzlösungen müssen also intelligent mit robusten Steuerungen und den höchsten Sicherheitsmechanismen ausgestattet sein, damit die Daten während der Übertragung und Speicherung sicher sind und dennoch alle Benutzerfunktionen vollumfänglich zur Verfügung stehen.
Um eine passende Lösung zu finden, die allen Ansprüchen – nicht nur im Hinblick auf die Sicherheit, sondern auch in Bezug auf "Ease of Use", Verlässlichkeit und Kompatibilität – genügt, gilt es bei der Auswahl eines Videokonferenzsystems vor dem Kauf stets dem gleichen Grundsatz „Demo, Test und Validierung“ zu befolgen. Nur so lässt sich sicherstellen. dass die Lösung alle Anforderungen an die Zusammenarbeit erfüllt.
Folgende Fragen sollten im Vorfeld zufriedenstellend beantwortet werden:
Hersteller versprechen viel. Ein zweiter Blick auf die Details ist in jedem Fall lohnend, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung auch auf lange Sicht hält, was sie verspricht.
Durch die Eskalation der Corona-Krise mussten viele Unternehmen handeln und sich schnell auf die Nutzung eines Videokonferenz-Tools festlegen. Dabei wurden in manchen Fällen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen schnell mal überlesen oder blind akzeptiert. Der Plötzlichkeit der Pandemie-Situation war es vielfach auch geschuldet, dass das Studium der Datenschutz-Maßnahmen des jeweiligen Anbieters und der Abgleich mit der schlicht und einfach unterblieb. Mit unerfreulichen Konsequenzen: Unklare Datenschutzbestimmungen, Sicherheitslücken und gehackte Videokonferenzen waren oftmals die Folge.
Auch wenn die Einhaltung der DSGVO in Zeiten von Corona aus Sicht der Organisationen eine eher untergeordnete Rolle spielen mag, herrscht dennoch bei der Verwendung von Online-Tools kein rechtsfreier Raum. Um Ärger mit Datenschützern, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu vermeiden sollten Sie sich bei der Auswahl oder Überprüfung Ihrer Konferenz-Lösung etwas Zeit nehmen.
Robert Drost ist seit April 2020 Regional Director Central and Eastern Europe bei StarLeaf. Vor seiner Zeit bei StarLeaf war Drost sieben Jahre bei der DEKOM AG, wo er als Key Account Manager tätig war und umfassende Erfahrungen im Vertrieb sammeln konnte. Drost verfügt über einen Abschluss in Angewandter Volkswirtschaftslehre der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.