20. Nov. 2020

Tipps für sichere Videokonferenzen


Von Robert Drost, StarLeaf

Nun stehen sie wieder hoch im Kurs – Videokonferenzen. Der zweite Lockdown hat dazu geführt, dass zahlreiche Belegschaften wieder in den Modus „Remote Work“ zurückgekehrt sind. Damit ist vorprogrammiert, dass die Zahl der Videokonferenzen wieder zunehmen wird. Schließlich wollen und müssen die Mitarbeiter sowohl untereinander als auch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern in Kontakt bleiben.

Sofern die Unternehmen nicht schon während des ersten Lockdowns im Frühjahr aufgerüstet haben, ist es nun höchste Zeit, die IT-Infrastruktur auch in puncto „Video-Meetings“ auf Vordermann zu bringen. Das sollte tunlichst in Übereinstimmung mit der bestehenden Unternehmens-Compliance geschehen. Niemand hört gerne die gefürchteten Worte „Wir hatten eine Datenschutzverletzung“. Ursache für einen solchen Vorfall kann durchaus eine Videokonferenzlösung sein und das macht die Auswahl eines geeigneten Systems gar nicht so einfach. Nicht bei jedem Anbieter stand in der Vergangenheit bei der Entwicklung das Thema Sicherheit weit oben auf der Feature-Liste.

Auch Videokonferenzlösungen müssen also intelligent mit robusten Steuerungen und den höchsten Sicherheitsmechanismen ausgestattet sein, damit die Daten während der Übertragung und Speicherung sicher sind und dennoch alle Benutzerfunktionen vollumfänglich zur Verfügung stehen.

Um eine passende Lösung zu finden, die allen Ansprüchen – nicht nur im Hinblick auf die Sicherheit, sondern auch in Bezug auf "Ease of Use", Verlässlichkeit und Kompatibilität – genügt, gilt es bei der Auswahl eines Videokonferenzsystems vor dem Kauf stets dem gleichen Grundsatz „Demo, Test und Validierung“ zu befolgen. Nur so lässt sich sicherstellen. dass die Lösung alle Anforderungen an die Zusammenarbeit erfüllt.

Folgende Fragen sollten im Vorfeld zufriedenstellend beantwortet werden:

  • Entspricht die Lösung den langfristigen Anforderungen?
  • Kann sie in bereits vorhandenen Video- und Audiogeräte integriert werden?
  • Ist sie zuverlässig und bringt sie den Nutzer dorthin, wohin er möchte?
  • Sind alle Stakeholder von Führungskräften bis hin zu Anwendern mit der Funktionalität vertraut?
  • Ist sie grundsätzlich sicher?

Hersteller versprechen viel. Ein zweiter Blick auf die Details ist in jedem Fall lohnend, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung auch auf lange Sicht hält, was sie verspricht.

  • Informationen sind ein wertvolles Gut. Es muss unter allen Umständen geschützt werden. Überprüfen Sie, ob die Engine des Videokonferenzunternehmens des Anbieters den höchsten Standard erfüllt. Wenn sie die Zertifizierung nach ISO / IEC 27001 erhalten haben, können Sie sicher sein, dass sie über Best Practices für Informationssicherheits-Managementsysteme und -kontrollen verfügen, die den Schutz von Daten gewährleisten.
  • Fragen Sie nach einem Dienst, der branchenweit führende sichere und zuverlässige Videokonferenzen bietet. StarLeaf beispielsweise bietet 99,999 Prozent Betriebszeit-SLA garantiert nicht mehr als sechs Minuten Ausfallzeit pro Jahr. Verlangen Sie darüber hinaus, dass der Anbieter über eine eigene Plattform mit globalen Präsenzpunkten verfügt, um einen vollständig redundanten Service zu bieten, und dass die Daten, mit denen sie gemeinsam genutzt werden, unter Einhaltung der Datenschutz-bestimmungen in der Gerichtsbarkeit Ihrer Wahl verarbeitet werden.
  • Angesichts der steigenden Nachfrage der Benutzer nach Videokonferenzen und der raschen Einführung mobiler Geräte sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die traditionellen Barrieren durchbricht, indem es cloudbasierte integrierte Video-, Messaging- und Besprechungssysteme einführt, die nahtlose Interoperabilität bieten - von Endpunkten bis hin zu webbasierten Lösungen.
  • Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Videokonferenzanbieter zusammen, der die Datenintegrität Ihres Unternehmens gewährleistet. Der richtige Partner kann erheblich dazu beitragen, das Risiko eines Datenverstoßes zu verringern, der sich negativ auf Ihre Marke auswirkt. Geben Sie Ihren Kunden im Wesentlichen einen Grund für die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen vertrauenswürdig ist.

Fazit

Durch die Eskalation der Corona-Krise mussten viele Unternehmen handeln und sich schnell auf die Nutzung eines Videokonferenz-Tools festlegen. Dabei wurden in manchen Fällen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen schnell mal überlesen oder blind akzeptiert. Der Plötzlichkeit der Pandemie-Situation war es vielfach auch geschuldet, dass das Studium der Datenschutz-Maßnahmen des jeweiligen Anbieters und der Abgleich mit der schlicht und einfach unterblieb. Mit unerfreulichen Konsequenzen: Unklare Datenschutzbestimmungen, Sicherheitslücken und gehackte Videokonferenzen waren oftmals die Folge.

Auch wenn die Einhaltung der DSGVO in Zeiten von Corona aus Sicht der Organisationen eine eher untergeordnete Rolle spielen mag, herrscht dennoch bei der Verwendung von Online-Tools kein rechtsfreier Raum. Um Ärger mit Datenschützern, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu vermeiden sollten Sie sich bei der Auswahl oder Überprüfung Ihrer Konferenz-Lösung etwas Zeit nehmen.

 

Über den Autor

Robert Drost ist seit April 2020 Regional Director Central and Eastern Europe bei StarLeaf. Vor seiner Zeit bei StarLeaf war Drost sieben Jahre bei der DEKOM AG, wo er als Key Account Manager tätig war und umfassende Erfahrungen im Vertrieb sammeln konnte. Drost verfügt über einen Abschluss in Angewandter Volkswirtschaftslehre der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.