Viel zu viel Aufheben?

Datensparsamkeit heißt auch regelmäßig Löschen – bei personenbezogenen Daten ist das spätestens seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine (oft noch unterschätzte?) Pflicht (vgl. S. 54). Doch auch in anderen Bereichen wäre das eine „Kür“, mit der man punkten kann: Wer regelmäßig aufräumt, archiviert und unnötige Duplikate beseitigt (auch in Form nicht automatisiert zu bereinigender Versionsstände, Kommentierungen oder Dateiformate), senkt schließlich die Daten-Last für Storage und Backup und die Herausforderung gegebenenfalls die „richtige, verbindliche und wirklich finale“ Fassung von was-auch-immer zu finden.

Nur: Aufräumen? Da waren sie wieder, unsere drei Probleme: zu wenig Zeit, zu wenig Leute, zu viele Störfaktoren. Undurchsichtige und teilweise redundante Ordnerhierarchien auf Netzlaufwerken mit jeder Menge Dateileichen dürften eine häufige Folge von zu wenig (oder praxisuntauglicher) Planung und mangelnder „Disziplin“ bei der Zusammenarbeit sein. Und wer hat schon noch die Gelegenheit, in Ruhe aufzuräumen, wenn ein Projekt oder Vorgang beendet wurde? Schließlich gibt es allzu oft genug, was lange liegen geblieben war und nun endlich auf Bearbeitung drängt oder gar bereits den dezenten Brandgeruch der „nächsten Katastrophe“ absondert.

Mal ganz abgesehen davon, dass die Sorge um Nachweispflichten oder der Wunsch nach umfassender Rückschau bisweilen zu „digitalen Verlustängsten“ führen können, die dann letztlich eher zu einer messimäßigen Datenhalde (einfach alles aufheben) als zu einem übersichtlichen Datenarchiv führen (wohlsortiert und nur mit Wesentlichem), ... Es ist auch ein Timing-Problem: Denn solange man noch weiß, was man eigentlich nicht mehr bräuchte, braucht man das womöglich doch noch eine Weile, um etwa auf Rückfragen reagieren zu können – und wenn das nicht mehr nötig ist, weiß man auch nicht mehr ohne Weiteres, was man eigentlich noch dauerhaft braucht. Klar könnte man „vorsortieren“, aber wer hat schon Zeit, um heute Dinge zu erledigen, die erst nächsten Monat fällig sind?

Der verbreitete Austausch und die „Archivierung“ via E-Mail, (mehr oder minder sicherem) Online-Speicher oder anderen Cloud- Diensten hilft auch nicht gerade, um die Übersicht zu erhöhen und eine regelmäßige Sicherung aller wichtigen Daten zu gewährleisten (s. a. S. 20 und S. 22). Lokaler Speicher ist zwar relativ billig, führt aber in unnötig großen Mengen dennoch zu unnötigen Kosten und Komplexität. Und die Moral von der Geschicht? Alles ganz furchtbar, wir haben leider auch keine Lösung. Positive Erfahrungen und Erfolgsrezepte veröffentlichen wir aber gerne als Praxisbericht – Mail an redaktion@remove-this.kes.de genügt.