Thema der Woche

28. Juli 2003

Leitfaden zum Datenzugriff durch Steuerbehörden

Ein neuer Leitfaden des [externer Link] Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (BITKOM) informiert über den so genannten elektronischen Datenzugriff bei Außenprüfungen der Finanzämter. Die Broschüre greift die bisher gemachten Erfahrungen mit dem neuen Prüfinstrument der Finanzverwaltung auf, referiert die aktuelle Rechtslage, beantwortet Fragen von Unternehmensseite und stellt passende Technik zur Datenspeicherung vor.

Die deutschen Steuerbehörden verfügen mit dem Recht zum elektronischen Datenzugriff über die Befugnis, die steuerrelevanten Daten in den elektronischen Buchführungssystemen per Computer abzufragen und auszuwerten. Unternehmen sind ihrerseits gesetzlich verpflichtet, diese Daten elektronisch zu archivieren, wenn sie auf elektronischem Wege empfangen oder erstellt wurden. Angaben in Unternehmens-Steuererklärungen sind somit für die Behörden bei Außenprüfungen schneller, effektiver und umfassender als bisher nachzuvollziehen. So kann sich etwa ein Steuerprüfer vor Ort die von ihm angeforderten elektronischen Daten zu Prüfzwecken auf einem Datenträger aushändigen lassen.

Diese gesetzlichen Grundlagen gelten zwar bereits seit dem 1. Januar 2002, doch Steuerprüfungen dieser Art sind erst in den letzten Wochen angelaufen. Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass bei der konkreten Anwendung einige Fragen offen bleiben: Genaue Vorgaben, wie die Buchhaltung für den elektronischen Datenzugriff zu organisieren und welche Speichertechnik dabei einzusetzen ist, enthalten die gesetzlichen Regelungen nämlich nicht. "Wie die Unternehmen die Anforderungen zum elektronischen Datenzugriff erfüllen, ist ihnen weitgehend selbst überlassen", stellt BITKOM-Geschäftsführer Peter Broß fest. Das Bundesministerium der Finanzen hat die gesetzlichen Neuregelungen zwar in seinem Schreiben [externer Link] Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Juli 2001 sowie in weiteren Veröffentlichungen erläutert. Aber einige unklare Formulierungen in den "Grundsätzen" und Fehlinterpretationen in Fachveröffentlichungen haben bei etlichen Betroffenen Unsicherheit erzeugt.

"Bislang ist leider festzustellen, dass viele Unternehmen nicht oder nur unzureichend über die Neuerungen informiert sind. Insbesondere herrscht Unklarheit über die neuen Rechte der Außenprüfer sowie die künftigen Anforderungen an die gesetzeskonforme Datenspeicherung", erläutert Broß. "Mit dem BITKOM-Leitfaden leisten wir einen Beitrag für mehr Rechtssicherheit und informieren über die Speichermedien, mit denen die Anforderungen der neuen Rechtslage erfüllt werden können."

Der laut BITKOM als allgemeine Einführung konzipierte Leitfaden bereitet die geltenden Grundsätze des elektronischen Datenzugriffs praxisorientiert auf und beantwortet die von Unternehmensseite am häufigsten gestellten Fragen. Die einsetzbare Speichertechnik wird mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen dargestellt. Durch seinen deutlichen Praxisbezug soll der BITKOM-Leitfaden nicht nur für eine Vielzahl von Unternehmen, sondern auch für Steuer- und Finanzfachleute nützlich sein. Der 23-seitige [externer Link] Leitfaden GDPdU steht in der Rubrik "Publikationen" im Internetangebot des BITKOM zum kostenfreien Download bereit.